什么叫交流能力

1. 什么叫 communication?


根据岗位的不同,一个面试官去考察的应聘者的主要素质也会不同。很多公司都会考察交流能力,即所谓“communications”.


在我看到的和听到的关于交流能力的所有表达中,我最喜欢的既简单又深刻,扣中要害的是:


交流能力是两个圈:一个圈是能够把自己的意思表达清楚;第二个圈是在表达过程中,能考虑对方的反应和感受。一个优秀交流能力的人,是处于两个圈的交集。


(1)能够把自己的意思表达清楚


也许很多人会说,作为成年人,难道我们不会说话吗?事实上一个简单的问题,表达清楚并不是很困难。可是在职场,很多时候我们需要对复杂问题做一个完整表达,这其实并不容易。我曾经写过一篇比较长的文章,专门讲这个议题。今天只重复一个故事。


这个故事是关于我的一次旅行。那时我初进职场,在一家公司做工程师。一次我和一个朋友,以及他的几个朋友,去科罗拉多滑雪。他的朋友中好几个人都是大牛。比如有一个是贝克休斯亚洲区总裁,还有一个是一家非常优秀的咨询公司的创始人,名叫 Ellen。


有一天滑雪完,我们泡温泉聊天。期间我问了 Ellen, 我说我自己觉得英文不错,表达也不错,可为什么老板年底评估的时候,给我的反馈说我需要提高表达交流能力。


她说有没有可能是你表达方式的问题。我们在职场的任何一种表达,都需要一个好的框架,而这个框架中,最重要的就是它的逻辑性:


-问题的根本和来源是什么?

-条件和假设是什么?

-有哪些可供选择的方案?(“发散”式思维)

-最后建议的方案是什么?(“收敛”式思维)

-被选中的方案将来会在什么样的条件下可能有什么样的变化?


这就是一套标准的阐述复杂问题的流程。如果你缺了任何一环,那就或者不完整,或者不具有说服力。


而所提方案和建议,必须“先放后收”,即有一个完整的从“发散”式思维过度到“收敛”式思维的过程:


-先”放”是为了思维的完整性,证明你将各种可能性都考虑到了;


-后“收”才有行动力,因为最后必须去选择一个方案去实施和执行。


现在很流行麦肯锡的思维方法。书店里就有很多他们的书,比如金字塔方法,比如不漏不重的原则(MECE – mutually exclusive, collectively exhaustive), 等等。Ellen 所说的“发散”式思维的过程,其实也就是 MECE 原则。


(2)在表达过程中,能考虑对方的反应和感受


第一,是要简明扼要,抓住重点。适当有趣有帮助,但不是必须。


职场里很多人,可能都有体会,如果一场会议有一个参与者,说很多虽然正确但没用的废话(所谓的 “motherhood statement”), 时间长了大家都会很累。这种表达方式,就是忽略了接收方的反应和感受。


还有很多人,尤其是职场新手,很可能有一种倾向,就是想把自己所有的工作和辛苦,向上司展示出来。这样的做法,是对上司珍惜时间的需求的忽略,和对上司耐心的极大考验。曾经作为职场菜鸟,我得到的最好的一个来自上层的建议就是:


Don’t tell me the pain, tell me the results”(不要告诉我你工作的辛劳,告诉我结果)


公司的经理,常常处于信息缺乏的状态。他们最需要的下属,就是可以把信息用严谨的思维(比如不漏不重原则)来过滤和解释,并指出盲点,形成建议,这样才可以做出基于信息的决策。


第二,是要Positive / constructive, 即正面和有建设性。


谁喜欢一个总是抱怨和很消极的的人呢?就算你的表达是对的,接受方的反应和感受也最多是不情愿的接受,而更可能是反驳。


我的一个同入职场的朋友说过一句话很好

“Even if it’s justified, if it’s not constructive, then don’t say it.”(“就算你的(意见或抱怨)是有理有据的,如果它不是建设性的,那么就不要说”)


这样的例子太多了,但都有点敏感性,就不举了。有心人可以自己留心一下,不出三天,一定可以在身边找到例子(欢迎留言分享)


第三,是要有良好的互动


要对事不对人,有一个 vigorous debate (积极的讨论)。不要 defensive (过于维持自己的观点而不接受别人的反馈)。


我另一个职业导师 (mentor) 曾说过一句话,我也体会很深,那就是 “Feedback is a gift” (反馈是一个礼物)。所以对别人的反馈,至少在起始时,要 “always assume good intentions” (永远先假设别人是好意),否则就把可以接受反馈的大门全关上了。


良性互动还有一个关键是要双赢, 而不是老想赢了别人。(Win win,not to win)。很多职场菜鸟,尤其是名校毕业生,老想证明自己比别人聪明,这样常常反作用。”one can show that he or she is smart, but not smarter (than others)”(一个人可以通过行动证明自己的聪明,但不要竭力去证明自己别人更聪明)。在职场比如会议中,如果很明显的让别人显得愚蠢,往往并没有积极作用。


最终,如果在互动中,你成为别人积极职业体验的一部分,那你的表达和交流就是成功的。




PS: 我的建议


任何人都应该试着写一些文字。


我在读博期间,参加了美孚实习生的面试。正规面试之后,在闲聊中,面试官得知我一直有一个 blog (类似微博)。后来入职后我才明白,这件事竟然帮助了我,因为他认为,喜欢写文章的人,一定会持续不断地有意识的去努力提升自己的表达能力。



PS: 最后,一个家里刚刚发生的小故事…


五岁的儿子在玩沙坑,然后对他妈妈说,“你拍一下”。


她以为是要把沙拍平一点,就动手了。儿子很沮丧,说我是要你拍照片!


回家路上,他很不高兴,说“妈妈我说的话你怎么总听不懂啊!” 沮丧的要哭。


几个小时以后,老婆向他道歉,他很成熟的说,“妈妈没事,我原谅你了。”


之后又说:“我好想长大到6岁!等我六岁了,我要赚钱,买一种机器,让大人能听懂小孩的说话!”


我笑的不能停。这真是记忆好深好有趣的一刻。

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